MS Access is een relationeel databasesysteem. Relationeel komt van het woord relatie.

In een database betekent dit een verbinding, een link of een koppeling tussen de tabellen. Deze koppelingen zijn nodig om de query's, formulieren en rapporten te kunnen samenstellen uit verwante records van de verschillende tabellen. Zo heb je om facturen te kunnen maken als basis klantenrecords, artikelenrecords en bestellingrecords nodig.

Behalve relationele databases bestaan er ook nog andere databasesystemen, zoals bijvoorbeeld hiërarchische en netwerkachtige databasestructuren.

In een hiërarchische databasestructuur moeten de gegevens in de boomstructuur hiërarchisch, dus van boven naar beneden, doorlopen worden om tot resultaten te komen. Er wordt een vaste logische weg gevolgd. In bepaalde gevallen zullen gegevens doorlopen worden die in het te bekomen resultaat niet nodig zijn.

In een netwerkdatabasestructuur daarentegen worden de gegevens verbonden volgens een webstructuur. Hier moeten zeer veel linkadressen bijgehouden worden om de gegevens met elkaar in verband te kunnen brengen.

Zowel in de hiërarchische als in de netwerkdatabase zijn de gegevens alleen via een vooraf gedefinieerde weg toegankelijk. Dit verhoogt enerzijds de verwerkingssnelheid (de database moet minder records doorlopen om het resultaat te vinden), maar anderzijds beperkt het de mogelijkheden om de gegevens via een andere weg, zoals bij relationele databases, te gebruiken.

Het bijzondere aan een relationele database is vooral de flexibiliteit waarmee records kunnen verzameld worden, d.w.z. de gegevens uit de verschillende gerelateerde tabellen zijn willekeurig toegankelijk.

De afzonderlijke tabellen dienen als basis voor het opzoeken van gegevens met query's. Deze query-informatie kan opnieuw als uitgangspunt dienen voor een andere query om weer andere informatie te verkrijgen. Precies daarom is het relationele karakter van MS-Access zo krachtig.

Enkele handige functies van een databaseprogramma zijn:

• het onderhouden en bijwerken van de inhoud van de database;
• het opzoeken en ophalen van gegevens die voldoen aan cri­te­ria die de gebruiker zelf formuleert;
• het sorteren en opnieuw ordenen van gegevens in een volgor­de of vorm die de gebruiker zelf vooraf bepaalt;
• het koppelen van gegevens uit verschillende databasebestanden zodat ze indirect geïndexeerd kunnen worden.

Personen betrokken bij een database

Bij het opbouwen van een database zijn twee groepen mensen betrokken:

• diegene die de database zullen gebruiken
• diegene die de database opbouwen.

Eens de database bestaat zijn er personen die speciaal belast zijn met het in werking houden van de database:

• Gegevensbeheerder: bewaakt de data-dictionary zodat de kwaliteit van de gegevens op niveau blijft