Alle gegevens van de database werden tot nu uitsluitend voorgesteld in de gegevensbladweergave. Dat betekent dat voor elke record precies één regel gereserveerd zal worden. Als voordeel heeft deze weergave dat verschillende records samen zichtbaar zijn, als nadeel dat het overzicht van één record misschien verloren gaat.
Met formulieren kan je de gegevens van een record op een scherm voorstellen, zonder andere records daarbij. Dit kan handig zijn om gegevens te bekijken of om gegevens overzichtelijker in te vullen.
Een formulier is dus een andere manier om gegevens weer te geven. Het voordeel van een formulier is dat ieder veld op een willekeurige positie kan worden geplaatst voorzien van kleur of getinte achtergrond, ... Het biedt ook meer mogelijkheden voor gegevensinvoer omdat betere controlemogelijkheden en invoergereedschappen kunnen worden toegevoegd zoals keuzevakken, aankruisvakken, berekeningsvakken, ....
In een formulier kunnen ook gerelateerde gegevens weergegeven worden uit andere tabellen. Zo kan je een formulier opmaken waarbij je de gegevens van een artikel kan bekijken uit de tabel tblWijnen ook de hieraan gekoppelde gegevens uit de tabel tblLeveranciers en tblPostcodes, zoals in onderstaand voorbeeld. Het grote voordeel van formulieren is dat deze gebruiksvriendelijker zijn voor de gewone gebruiker om gegevens voor te stellen dan aparte tabellen.
Access beschikt over een “Wizard” om formulieren aan te maken. Dit is, zeker in het begin de meest aangewezen, de gemakkelijkste en snelste methode om formulieren aan te maken.
Formulieren kunnen achteraf nog altijd gewijzigd worden indien men dat wenst.